○西目屋村戸籍事務コンピュータ処理に係わるデータ保護管理取扱規則
平成二十六年十二月十七日
規則第七号
(目的)
第一条 この規則は、戸籍事務を処理する電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係る戸籍又は除籍のデータの保全及び保護に関し、必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
一 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍又は除籍に関する磁気情報をいう。
二 ファイル 磁気ディスク、磁気テープ等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
三 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
四 ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システム運用に関する記録及び文書をいう。
(事務処理の範囲及び処理の基本方針)
第三条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受付帳の調整、記録事項証明書の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
2 戸籍情報システムによる事務処理に当たつては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(保護管理者及びシステム保護管理者の設置)
第四条 戸籍データ、戸籍情報システムのプログラム及びドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期すため、住民課にデータ保護管理者(以下「保護管理者」という。)及び当該保護管理者を補佐するシステム保護管理者を置くことができる。
2 保護管理者は住民課長をもつて充て、システム保護管理者は保護管理者が指定する。
3 システム保護管理者は保護管理者に事故ある時、又は欠けた時は、その職務を代理する。
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第五条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
一 戸籍データの取扱状況及びこれに関する機器等について常に把握し、その管理を適正に図ること。
二 戸籍データの異常の有無について、定期又は随時に点検を行うこと。
2 保護管理者は、戸籍情報システムのプログラムの障害の有無について、定期又は随時に点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
(ファイル及び出力帳票の保管)
第六条 保護管理者は、ファイル及び出力帳票の保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
一 ファイル及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある耐火性書庫に保管する等の措置をとること。
二 ファイル及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。
三 ファイル及び出力帳票の廃棄に当たつては、復元できない方法等により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第七条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
一 ドキュメントの保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
二 ドキュメントの廃棄に当たつては、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末装置管理者の指定等)
第八条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため端末装置管理者を指定するものとする。
2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、端末装置の操作者を指定するとともに、操作者が処理することのできる事務の範囲を明確にしなければならない。
4 端末装置の操作者は、磁気記録の保全及び保護に常に留意しなければならない。
(パスワードの管理)
第九条 保護管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、定期又は随時にパスワードの更新を行う等厳重に管理しなければならない。
(パスワードの秘匿)
第十条 端末装置の操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他人に知られることのないようにしなければならない。
2 端末装置の操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。
(研修等の実施)
第十一条 保護管理者は、戸籍データの機密保持及びシステムの安全対策の推進を図るため、戸籍事務を取り扱う職員に対して、電子情報処理組織の利用及びシステムに関する必要な教育及び訓練を行わなければならない。
附則
この規則は、公布の日から施行する。